Amazonas Energia e Roraima Energia elegem ERP da SAP para avançar na transformação digital

Em entrevista à Agência SAP NOW, Fábio Fick, diretor-administrativo na Amazonas Energia, conta como foi implantar o S/4 Hana em meio a pandemia de Covid 19, que colocou quase mil funcionários em trabalho remoto. Ele também fala sobre o papel da área de TI na transformação das companhias rumo à jornada digital.

Após cerca de um ano após serem adquiridas em leilão da Eletrobras, as distribuidoras Amazonas Energia e Roraima Energia começaram a passar por uma profunda transformação. A virada da chave de uma estatal para uma empresa de capital privado é um dos desafios. Outro é a mudança do sistema de gestão de ambas as companhias, com a implantação do S/4Hana ocorrendo em meio da pandemia da Covid-19 que colocou quase mil funcionários das elétricas em trabalho remoto. Em entrevista à Agência SAP NOW, Fabio Fick, diretor-administrativo na Amazonas Energia, explicou o que motivou a troca de ERP, contou sobre como a área de TI apoiou a rápida movimentação dos funcionários para trabalhar de casa e explicou as mudanças pelas quais as companhias estão passando desde a privatização.   

Confira a entrevista:

AGÊNCIA SAP NOW — Qual é o momento atual da Amazonas Energia e Roraima Energia?

Fabio Fick — No processo do leilão, a Amazonas Energia e a Roraima Energia foram adquiridas no leilão por dois investidores do Estado do Amazonas. A Roraima Energia foi privatizada em dezembro de 2018 e a Amazonas Energia em abril de 2019. Eu cheguei à companhia em maio. Nesse período, fizemos um bom diagnóstico e um plano de transformação. Contratamos uma consultoria, a Bain & Company, para fazer um plano com diferentes frentes de atuação para geração de valor, como incremento de receita, melhoria da eficiência operacional, reorganização financeira e atuação institucional e regulatória, uma vez que operamos em setor muito regulado pela Aneel. E nisto há dois grandes habilitadores: um é tecnológico — e uma das ações é SAP — e outro é a transformação cultural, é a mudança do mindset das pessoas da gestão pública para a privada.  

O que foi constatado do ponto de vista de tecnologia?   

Quando olha o desenvolvimento de tecnologia nas empresas públicas, vê que elas ficaram um tempo sem fazer grandes investimentos. Contratamos a Bain & Company para fazer o nosso plano estratégico de TI com ações para próximos cinco anos e disto surgiu necessidade de buscarmos um sistema mais robusto e com expertise no setor elétrico. A SAP está presente na grande parte das empresas de energia do Brasil. Temos, para os próximos cinco anos, uma visão com várias iniciativas que nos norteiam. Ter uma área de TI mais protagonista e mais próxima ao cliente final é uma das iniciativas e para isto a solução foi mudar o sistema corporativo.

Como se deu este processo?

Levamos uma proposta para a diretoria e para o conselho de migrar para o sistema para ambiente SAP e fizemos isto rapidamente, com o apoio de duas consultorias: Meta e Convista. O projeto está em andamento desde novembro de 2019 e abrange as duas empresas. Estamos em um grande momento de transformação e o projeto chama “TransformAR”, com a letra A, significando estado do Amazonas e a letra R, de Roraima. Amazonas Energia e Roraima Energia serão as primeiras empresas de energia a implantar o S/4 Hana.

Com relação às fases do projeto, como está se dando a implantação do S/4 Hana?

A parte de preparação e exploração, quando se discute como são os processos da forma atual e como o sistema se comporta com aqueles processos, levou de fim de outubro até o fim de novembro de 2019. Identificamos os gaps que precisavam ser tratados, as interfaces entre os processos, fizemos o levantamento de requisitos, como funcionam, como é o fluxo de logística, de fornecedores, e depois avaliamos como tudo se comportaria dentro do SAP.

Em meados de dezembro, entramos na fase de realização, que é a construção da solução dentro do SAP, passamos um pouco da metade e em meados de maio começamos o primeiro ciclo de testes integrados, quando entramos no sistema e simulamos tudo. Este ciclo deve seguir até o começo do mês de junho e ele dá uma primeira fotografia de tudo. Vamos fazer três ciclos de testes e cada um demora um mês.

Em paralelo, há a preparação do ambiente para a migração de dados, ou seja, sair do ambiente atual Oracle e migrar para SAP. O go live está previsto para primeira semana de agosto para as duas empresas. É um projeto que temos uma expectativa grande e enfrentamos agora o desafio adicional que é a realização de testes integrados e treinamos em regime de home office.

Certamente é um desafio adicional. Quais ações foram feitas para as companhias seguirem operando nesse período de distanciamento e isolamento físico devido à Covid-19?

Companhia toda está em home office: 982 pessoas, somente na Amazonas Energia, que foram colocadas em uma semana no regime de trabalho remoto. Começamos em 20 de março e foi um desafio muito grande, porque era, principalmente, uma coisa nova para todos. Por sorte, já vínhamos olhando para o plano diretor de TI e nos preparando para termos um ambiente mais colaborativo. Uma iniciativa que adotada foi o Microsoft Teams, até porque o Amazonas é muito grande, com o acesso físico difícil a lugares que dependem de barco para chegar. Já estávamos pensando em termos mais colaboração e até treinado algumas pessoas, mas o uso era pequeno. Quando veio a Covid-19, já tínhamos um ambiente tecnológico preparado. No momento, só não estão em home office as funções operacionais, como o centro de operação de sistemas e as equipes técnicas que têm de ir a campo.

O grau de motivação aumentou absurdamente; a Covid-19 trouxe a necessidade de ter engajamento para fazer com que as coisas continuassem no ritmo. Há um novo normal e as pessoas estão engajadas, vemos muito este envolvimento, com reuniões com mais disciplina nas discussões, começando e terminando e um grau de contribuição grande. A produtividade aumentou, porque temos menos interrupções, mas, por outro lado, perdemos a interação do contato físico. Adotamos também um conjunto grande de medidas protetivas, com preparo emocional das pessoas para esta fase.

Somente na Amazonas Energia, em média, temos quase 900 pessoas acessando simultaneamente os canais de VPNs e são feitas cem reuniões por dia no Teams; temos mais de 10 mil mensagens por dia trocadas no Microsoft Teams e embarcamos o projeto SAP nesta mesma pegada.

Como ficou a implantação do S/4 Hana em meio a esse cenário de todos trabalhando remotamente?

Discutimos muito a continuidade ou não do projeto tendo em vista a importância dele e a dificuldade que tínhamos naquele momento, em março, quando discutimos muito riscos e impactos financeiros e operacionais de seguir, continuar ou de parar. Analisamos e tomamos a decisão de continuar. Fizemos a reprogramação do go live, que estava previsto para junho e mudamos para agosto. Temos consultores de vários locais, como São Paulo, Rio de Janeiro e Rio Grande do Sul, e todos atuando no projeto também em regime de home office. Para os testes remotos usamos o Microsoft Teams e VPN. O SAP está hospedado em datacenter nosso. Fazemos a interação por VPN, temos preocupação com segurança da informação, regramento que protege os dados e as conexões.


Conte um pouco da equipe de TI?

Temos mais ou menos 20 pessoas na Amazonas Energia e menos que isto na Roraima Energia e nos apoiamos em algumas empresas terceirizadas. O departamento de TI opera com duas áreas: de sistema e de infraestrutura. Desde a privatização, a TI tinha característica mais passiva e a gente vem em um processo de transformação, de colocar a TI como protagonista e estar próximo das áreas comercial e técnica para melhorar atendimento ao cliente, prover soluções que ajudem a engenharia, a manutenção. A TI tem de estar perto das áreas corporativas suportando o negócio. Para isto, buscamos referências externas, novas tecnologia e nos aproximar da área cliente. 

O que foi decisivo para a escolha da SAP?

A SAP era uma das alternativas e a outra era a continuidade com o outro fornecedor, que já conhecíamos. Fizemos um conjunto de interações, inclusive reuniões presenciais em Manaus, tanto com a diretoria executiva quanto equipes técnicas, e uma rodada em Boa Vista com participação das equipes técnicas. A partir daí, fizemos o processo decisório e o que pesou foi a abrangência das soluções sob ponto de vista das funcionalidades aplicadas ao setor de energia. A solução já vem com expertise nas questões específicas do setor elétrico e, por exemplo, se há mudança de legislação e de regulação é para todas as empresas e a SAP oferece este tipo de suporte.